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析加强技术档案管理服务供电企业中心工作

档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中,如何促进档案管理水平全面提升,实现档案工作由“事务型”向“参谋型”,由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”,是档案工作者义不容辞的职责。笔者认为,在信息社会化和社会信息化不断发展的今天,作为供电企业的档案工作者,首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识,紧紧围绕企业的需要,各部门的需要和职工的需要,主动开发档案信息资源,并对档案信息资源进行综合加工、深度开发,为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品,创造档案信息服务的新形势,开拓档案信息服务的新领域,实现档案信息服务的新目标,归根结底一句话,就是要把技术档案管理放在首要的位置上,并以此服务企业的中心工作。   

 

一、技术档案管理是企业档案管理的主要业务   

 

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。   

 

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段,企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理,由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩,而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来,特别是进入市场经济以来,由于人力资源实行了广泛流动,企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚,技术档案越发受到企业的高度重视,并成为企业档案管理的主要业务。   

 

一般而言,技术档案是指企业在生产经营活动中形成的,有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用,不公开出版发行,有些有密级限制,因此在参考文献和检索工具中极少被引用。   

 

创造最佳的经济效益,促进企业科学稳定持续发展,是市场经济条件下企业的中心工作,也就是我们常说的“经济工作是企业的中心工作”。技术档案尽管不是企业的核心经济业务,但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用,特别是在市场经济的大环境中,管好用好档案,对资源开发的作用尤为明显。企业的档案管理工作要想更好地服务于企业的中心工作,就得把技术档案管理摆在首要的位置上。   

 

我在本文中就加强技术档案管理,服务企业中心工作这一课题,并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际,做以下阐述。   

 

二、编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段   

 

近年来,供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多,在供电企业技术档案管理中占据头等地位,受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法,都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时,电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。实现工程项目档案的规划化、标准化管理是保证在项目文件的齐全、完整和及时归档,提高建设项目档案管理水平,最大限度地满足各方面需求的重要途径,归根结底还是要实现为企业经济发展这一中心工作服务的根本目的。   

 

编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则,对该导则采取以下三种技术手段。

 

1.丰富完善工程项目档案文件的归档范围   

 

一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段,设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称,虽然不完整、不详细、不全面,但结构上还是较为合理的。收集工程项目文件的归档范围和内容时,以分类表为大纲,充实相关内容,有利于编制工作的有序开展,同时避免大的漏洞。   

 

二是以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围,具有普遍指导意义。编制技术档案中的输变电工程管理档案时,必须以此为依据,充分利用已有的成果,补充电网建设工程技术档案特有的文件材料,同时,剔除电网建设工程项目中不可能产生的文件类型,使其既具有丰富性、完整性,又具有简便性、实用性。   

 

三是以建设部管理规定、规范和标准为依据,丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等,依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料,确定工程项目文件的归档范围,丰富归档内容。同时在编制过程中吸收档案业务骨干、工程管理人员、施工技术人员、监理人员、兼职资料员参加,发挥其了解各类管理范围和标准,了解建设过程及需求的优势,使归档范围的制定更加符合电网建设工程项目的实际情况。   

 

2.明确类目设置   

 

电力工业企业档案分类表制定于1991年,由于历史的局限有些类目设置不科学,很多文件无法判断其类属;加上随着电力建设的发展,形成很多新类型的文件,其无法归入原来的类目中,在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰,影响了工作效率。为解决这些问题,可以在研究电力工业企业档案分类表的类目设置情况的基础上,掌握类目设置的思想、原则、方法,根据其按工程的建设阶段为主线,结合文种进行类目设置的情况,在不违背分类方案基本原则和分类体系的基础上,依照档案分类学的原理,调整不合理的类目设置,增加个别类目,明确新增文件类型的归类方法,使新的类目设置结构更加科学合理、内容更加完善。


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